開會(huì)對(duì)于很多職場(chǎng)人來說都是個(gè)痛苦的經(jīng)歷，因?yàn)楦鶕?jù)調(diào)查，85%的會(huì)議都是低效且無聊的。那怎么樣才能開一個(gè)高效的會(huì)議呢？討論這個(gè)問題之前，我們應(yīng)該先思考開會(huì)的目的到底是什么。有的朋友會(huì)說，開會(huì)的目的不就是分配任務(wù)公布決定嗎？其實(shí)這樣的會(huì)大家可以不開，因?yàn)槟惆l(fā)個(gè)通知，發(fā)個(gè)郵件可能效果會(huì)更好。我們說開會(huì)的目的只有一個(gè)，那就是利用團(tuán)隊(duì)的智慧來解決問題，所以什么談心式會(huì)議、匯報(bào)式會(huì)議、培訓(xùn)式會(huì)議，我建議各位就少開。再有就是我們開會(huì)的形式很低效，傳統(tǒng)的會(huì)議都是這樣開的，先由領(lǐng)導(dǎo)來開場(chǎng)，每個(gè)匯報(bào)者逐一匯報(bào)，最后再由領(lǐng)導(dǎo)者來總結(jié)，這種開會(huì)方式浪費(fèi)了大量的時(shí)間與精力，真正的成效卻又微乎其微。這次跟大家分享一種高效的開會(huì)方式。
首先我們應(yīng)該在會(huì)議前進(jìn)行信息的同頻，由主持人在會(huì)前將要討論的問題和資訊寫出來，并發(fā)給所有的參會(huì)者，請(qǐng)大家提前來閱讀。正式開會(huì)的時(shí)候，所有的參會(huì)者都帶上電腦，開會(huì)后的5到10分鐘，大家現(xiàn)場(chǎng)來閱讀會(huì)議內(nèi)容，并且有哪些疑問呢？簡(jiǎn)單寫出來，直接發(fā)到群里。第三步，主持人將問題排序，簡(jiǎn)單的問題直接就在群里回復(fù)復(fù)雜的問題拿出來逐一討論。現(xiàn)場(chǎng)能決議的盡量在現(xiàn)場(chǎng)來決議，現(xiàn)場(chǎng)不能決議也要定好解決的期限。第四步就是確保在此會(huì)議中，所有的決議都有負(fù)責(zé)人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，然后立刻就散會(huì)。最后會(huì)后由主持人將會(huì)議的決議以及時(shí)間節(jié)點(diǎn)整理出來，發(fā)給所有與會(huì)者的跟進(jìn)落實(shí)。
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