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高效會議管理 培訓(xùn)課

課程大綱
一、會議管理基礎(chǔ)
會議的六大功能
--信息發(fā)布與搜集、解決問題、開發(fā)創(chuàng)意、激勵士氣、監(jiān)督工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)矛盾。
會議的種類
--例會、專題會議、全體會議。
會議成本的計(jì)算
--會議時間成本計(jì)算、會議直接成本計(jì)算、會議間接成本計(jì)算會議的頻率安排
--例會頻率、專題會議頻率、全體會議頻率

二、低效會議面面觀
會議前
--欠缺目標(biāo)、目標(biāo)不明確、欠缺議程、與會人選不當(dāng)(與會者太多或與會者太少)、會議時間不當(dāng)、會通知時間不當(dāng)(太早通知開會或太晚通知開會)、開會通知內(nèi)容欠周詳、會議地點(diǎn)不當(dāng)、會議場地設(shè)備欠佳、與會者無準(zhǔn)備而來、未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當(dāng)、會議不能準(zhǔn)時開始、會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩、向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。
會議中
--從事交誼活動、外界干擾、與會者發(fā)言離題、讓沒有必要留在會場的人員留在會場、猶豫不決、資料不充足，卻貿(mào)然決策、少數(shù)人壟斷會議、與會者不表明真正感受或意見、與會者之間爭論、與會者與主持人爭論、視聽器材發(fā)生故障、會議超出預(yù)定時間、主持人未能總結(jié)會議成果。
會議后
--欠缺會議記錄、不能對決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤、不能對會議成敗得失進(jìn)行檢討、未及時解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組、與會者對會議感到不滿。
實(shí)案分析：《我參加過的"低效會議"》

三、高效會議的八大特征
只有在必要時才召集
--嘗試取消或減少不必要的會議
好好籌劃過
--清晰的目標(biāo)、明確的議題、合適的參與者、得力的主持人（主持人）
擬定和分發(fā)了議程表
--使與會者事先得到通知并有備而來
遵守時間
--會議的提前通知期、會議的起止時間控制。
一切按部就班
--按事先的議程控制會議的進(jìn)程，避免臨時性議題成為主角
讓有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出席
--確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地解決問題
進(jìn)行點(diǎn)評和總結(jié)
--點(diǎn)評闡明"提倡什么和反對什么"的立場，總結(jié)提煉有價值的觀點(diǎn)和結(jié)論記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人
--會議的溝通和決策職能需要正式的會議紀(jì)要發(fā)揮"法律"效力。

四、會議主持技巧
慎說
--不唱獨(dú)角戲、以與會者接受的方式引導(dǎo)會議進(jìn)程。
傾聽
--眼到、心到、腦到。
巧答
--選擇性回答、**其他參與者回答、清晰地正面作答。
善勢
--主流原則、目標(biāo)原則、親和原則、凝聚原則。

五、會議中的典型問題及其應(yīng)對
與會者發(fā)難的原因、預(yù)防及補(bǔ)救
與會者分心的原因、預(yù)防及補(bǔ)救
與會者爭議的原因、預(yù)防及補(bǔ)救
與會者拒絕參與的原因、預(yù)防及補(bǔ)救
與會者情緒變化與的原因、預(yù)防及補(bǔ)救
少數(shù)人壟斷會議的原因、預(yù)防及補(bǔ)救
主持人自己離題的原因、預(yù)防及補(bǔ)救

六、討論式會議技巧（現(xiàn)場決絕問題技巧）
頭腦風(fēng)暴法
五個為什么
因果圖法
W5H法
*法
達(dá)飛法
腦圖法

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