一、公文格式組成
2012年頒布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文一般由份號、密級、和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、頁碼等18項要素組成。
二、公文介質(zhì)的格式標準
1.紙型：用60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙，紙張的白度為80﹪～90﹪。用紙幅面為國際標準A4型紙，成品尺寸為210㎜×297㎜。
2.版心：版心尺寸為156㎜×225㎜（不含頁碼）。上邊距37㎜，下邊距35㎜，左邊距28㎜，右邊距26㎜，每頁22行，每行28個字，行距為3號字的7/8（約4.85㎜，用word可將行間距設為28磅）。為方便印制，每頁行數(shù)可視情況增減1至2行。增減行數(shù)時適當調(diào)整行間距，保持版心高度不變。
3.裝訂：雙面印刷，騎馬訂或左側(cè)平訂。
三、公文組成要素的格式標準
公文的組成要素主要分為版頭、主體、版記3個部分。版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等6個要素，主體包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等9個要素，版記包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等2個要素，以上17個要素均在版心之內(nèi)；版心這外，還有頁碼1個要素。
（一）份號
1.定義：公文印刷份數(shù)的順序號。
2.范圍：涉密公文應當標注份號。
3.標注位置及標準：用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。
（二）密級和保密期限
1.定義：公文的秘密等級和保密的期限。
2.范圍：涉密公文
3.依據(jù)：根據(jù)涉密程度。
4.內(nèi)容：分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
5.標注位置及標準：用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第2行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。
（三）緊急程度
1.定義：公文送達和辦理的時限要求。
2.依據(jù)：根據(jù)緊急程度。
3.分類：緊急公文分別標注“特急”“加急”，電報分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4.標注位置及標準：用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，則依次自上而下分行排列，即緊急程度標注在版心左上角第3行。標注份號不標注密級時，緊急程度的兩字之間容空1字，標注在版心左上角第2行；份號和密級均不標注時，緊急程度的兩字之間空1字，標注在版心左上角第1行。
（四）發(fā)文機關(guān)標志
1.組成：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。
2.聯(lián)合行文：可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。
3.標注位置及標準：發(fā)文機關(guān)標志居中排列，上邊緣至版心上邊緣35㎜（位置不因份號、密級和保密期限、緊急程度等要素的增減而改變）。發(fā)文機關(guān)標志字體要莊重、大氣、美觀，推薦使用小標宋體，字體顏色為紅色，字號應不大于上級機關(guān)的發(fā)文機關(guān)標志。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，主辦機關(guān)名稱在前，其他機關(guān)名稱依次自上而下分行排列，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。
(五)發(fā)文字號
1.組成：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。
2.聯(lián)合行文：使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
3.標注位置及標準：一般編排在發(fā)文機關(guān)標志下空2行（約21㎜），居中排列。上報公文的發(fā)文字號居左空1字編排。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注。
（六）簽發(fā)人
1.范圍：上行文
2.內(nèi)容：簽發(fā)人姓名。
3.標注位置及標準：居右空1字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空2行（21mm），由“簽發(fā)人”3個字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，“簽發(fā)人”用3號仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號楷體。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關(guān)排列順序從左到右、自上而下依次均勻排列，一般每行排列兩個姓名，兩個簽發(fā)人姓名中間空1字，回行時與上一行第一個簽發(fā)姓名對齊，最后一個簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號處于同一行，下邊緣距下方的紅色分隔線4cm。
（七）標題
1.組成：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。
2.標注位置及標準：用2號小標宋體，編排于紅色分隔線下空2行，分1行或多行居中排列。
（八）主送機關(guān)
1.定義：公文的主要受理機關(guān)。
2.要求：使用機關(guān)全稱人、規(guī)范化簡稱或同類機關(guān)統(tǒng)稱。
3.標注位置及標準：用3號仿宋體，居左頂格編排于標題下空1行，回行仍頂格，最后1個機關(guān)名稱后加全角冒號。
（九）正文
1.定義：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
2.標注位置及標準：用3號仿宋體，編排于主送機關(guān)名稱下1行，每個自然段左空2字，回行頂格。文中小標題層次序號依次使用“一”“（一）”“1.”“（1）”標注，第一層序號及小標題用3號黑體，第二層用3號楷體（不加粗），第三層及以下均用3號仿宋體。
（十）附件說明
1.組成：公文附件的順序號和名稱。
2.標注位置及標準：如有附件，用3號仿宋體，在正文下空1行，左空兩個字編排“附件”二字，后標注全角冒號和附件名稱。若公文有多個附件，需使用阿拉伯數(shù)字標注順序號。
（十一）發(fā)文機關(guān)署名
要求：署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。
2.格式標準：用3號仿宋體。
（十二）成文日期
要求署會議通過或發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。
聯(lián)合行文：署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。
3.格式標準：會議審議通過的公文成文日期編排在公文標題下方居中排列，用3號楷體，寫全年、月、日，用“（括號）”括起來；其他公文成文日期在發(fā)文機關(guān)署名下空1行，用3號仿宋體，寫全年、月、日。
4.發(fā)文機關(guān)署名及成文日期的標注位置：
單一機關(guān)行文時，如不加蓋印章，則在正文或附件說明下空1行編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下空1行編排成文日期。發(fā)文機關(guān)署名長于成文日期時，右空2字編排發(fā)文機關(guān)署名（即發(fā)文機關(guān)署名末字距離版心右邊緣2字），成文日期首字比發(fā)文機關(guān)首字右移2字；發(fā)文機關(guān)署名短于成文日期時，右空2字編排成文日期，發(fā)文機關(guān)署名首字比成文日期首字左移2字；發(fā)文機關(guān)署名過短時，如只有3-4字時，可適當增加字符間距（3個字時每字中間空2字，4個字時每字中間空1字）。如加蓋印章，則在正文或附件說明下（約空3-4行）編排發(fā)文機關(guān)署名和成文日期（確保印章上邊緣距離正文或附件說明末行1行之內(nèi)，下邊緣壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期），成文日期右空4字編排，發(fā)文機關(guān)署名以成文日期為準居中編排。
聯(lián)合機關(guān)行文時，如不加蓋印章，則先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排，依照最長的發(fā)文機關(guān)署名長度適當增加其他發(fā)文機關(guān)署名的字符間距，確保所有發(fā)文機關(guān)署名兩端勻齊，在最后一個發(fā)文機關(guān)署名下1行編排成文日期。最長的發(fā)文機關(guān)署名短于成文日期時，右空2字編排成文日期，發(fā)文機關(guān)署名首字比成文日期首字左移2字。如加蓋印章，則將各發(fā)文機關(guān)署名按發(fā)文機關(guān)順序依次排列，根據(jù)印章大小和發(fā)文機關(guān)數(shù)量確定每排發(fā)文機關(guān)署名數(shù)量（每排排列2-3個），在最后一個發(fā)文機關(guān)署名下1行編排成文日期，成文日期居右空4字，最后一個發(fā)文機關(guān)署名以印章為準居中編排。
（十三）印章
1.范圍：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的。
2.要求：與署名機關(guān)相符。
3.例外：有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加印章。紀要也可不加印章。
4.標注位置及標準：印章用紅色。單一機關(guān)行文時，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上邊緣距正文或附件說明末行1行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，依次按發(fā)文機關(guān)署名順序一一將印章加蓋發(fā)文機關(guān)署名和成文日期；印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超過版心。
注意：公文加蓋*印章的頁面應當同時顯示正文、發(fā)文機關(guān)署名和印章。上行文須加蓋印章。印章要與發(fā)文機關(guān)署名一致。
（十四）附注
1.定義：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。
2.標注位置及標準：用3號仿宋體，居左空2字加“（）”編排在成文日期下1行。
注意：請示、函等用于請示、商洽某項工作或某些事情的公文，應在附注位置標注發(fā)文機關(guān)聯(lián)系人，聯(lián)合行文只標注主辦機關(guān)聯(lián)系人即可。
在附注位置標注聯(lián)系人及聯(lián)系電話時，建議格式為：在同一行標注“聯(lián)系人”3個字及聯(lián)系人姓名、“聯(lián)系電話”4個字及聯(lián)系電話，兩者中間用分號隔開，“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”后分別標全角冒號。
附注回行時，第二行首字與版心左邊緣對齊。
（十五）附件
定義：公文正文的說明、補充或參考資料。
標注位置及標準：另面編排，在版記之前，與正文一起裝訂。“附件”二字及附件序號用3號黑體頂格編排在版心左上角第1行。附件標題居中編排在版心第3行（即“附件”二字及附件序號下空1行）。如附件與正文不能一起裝訂，在附件左上角第1行頂格編排公文的發(fā)文字號，并在發(fā)文字號后標注“附件”二字及附件序號。
注意：附件的序號和名稱應與附件說明標注的序號和名稱一致。“附件”二字及附件序號后無標點符號。
（十六）抄送機關(guān)
1.定義：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。
2.要求：使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
3.標注位置及標準：用4號仿宋體，編排在公文最后一頁的版記位置，左右各空1字。“抄送”后標全角冒號，冒號后標注抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后抄送機關(guān)名稱首字對齊。最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。每行末尾均標句號。
注意：抄送機關(guān)的排列順序按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，按先上級機關(guān)、再平級機關(guān)、后下級機關(guān)的次序排列；同級不同類的機關(guān)要按黨、政、軍、群的順序排列，如需抄送人大、政協(xié)、法院、檢察院，則另起一行排列，如需抄送各民主黨派、工商聯(lián)，再另起一行排列；對上級、平級、下級機關(guān)均用“抄送”。
如需同時向多個機關(guān)報送文件，應確定主送機關(guān)后，將其他需報送機關(guān)在抄送機關(guān)中予以標注，以避免交叉批示。向上級機關(guān)的請示不得抄送下級機關(guān)。
（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期
1.組成：公文的送印機關(guān)和送印日期。
2.標注位置及標準：用4號仿宋體，編排在抄送機關(guān)下1行，版記末條分隔線之上。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯數(shù)字標全年、月、日，后加“印發(fā)”二字。
注意：上行文、平行文或下行文印發(fā)日期后均加“印發(fā)”二字。印發(fā)機關(guān)為發(fā)文機關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門，而不是發(fā)文機關(guān)。
抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期屬版記部分。版記中的分隔線與版心等寬，首條、末條分隔線用粗線（高0.35mm），中間分隔線用細線（高0.25mm），首條分隔線位于版記第一個要素之上，末條分隔線與末頁版心下邊緣重合，在版記部分不得額外標注打字、校對人員等其他內(nèi)容。公文雙面印刷時，版記應標注于公文的偶數(shù)頁，如正文或附件末頁為奇數(shù)頁，則在其后加一個偶數(shù)空白頁，再于偶數(shù)空白頁標注版記。
（十八）頁碼
1.定義：公文頁數(shù)順序號。
2.標注位置及標準：用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字編排在版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放1條一字線，一字線距版心下邊緣7 mm。公文用騎馬訂或左側(cè)平訂，單頁碼右空1字，雙頁碼居左空1字。
注意：頁碼標注于版心之外，公文首頁也應標注頁碼。版心前有空白頁的，空白頁和版記頁都不標注頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應連續(xù)編排。
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