會(huì)議？也許有人會(huì)覺得這個(gè)問題有些小題大作，還有不會(huì)開會(huì)的？這么簡單的事情，似乎是人都會(huì)開，大會(huì)小會(huì)參加過無數(shù)場，可是開得好嗎？參加的無數(shù)次會(huì)議中真正有效的、能解決問題的、效率比較高、投入產(chǎn)出比高的會(huì)議有多少？
會(huì)議中常見的問題
下面我們先分析一下會(huì)議中常見的問題：
會(huì)荒：常年不開會(huì)，這些人對(duì)會(huì)議的作用不夠了解或曾深受“會(huì)災(zāi)”之害對(duì)會(huì)議已經(jīng)形成偏見，還美其名曰“讓大家有更多干增值的活的時(shí)間”。卻不知如果利用得好，會(huì)議能成為溝通信息、通報(bào)情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項(xiàng)、解決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務(wù)、促進(jìn)工作落實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)士氣等的一個(gè)非常有效的工具和手段，“開會(huì)不是萬能的，但不開會(huì)卻是萬萬不能的”；
會(huì)海：過多開會(huì)、過濫開會(huì)、無效開會(huì)，文山會(huì)海。彼得·德魯克曾指出：一個(gè)企業(yè)的經(jīng)理如果用超過25％的時(shí)間開會(huì)，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；
拖沓：有的會(huì)議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會(huì)”(于是有公司規(guī)定上午11點(diǎn)才開會(huì)，大多數(shù)情況下對(duì)一般會(huì)議效率是很高，但對(duì)一些重大事項(xiàng)可能不適用)；會(huì)議拖沓與會(huì)議主持人的會(huì)議主持水平有密切關(guān)系；事前準(zhǔn)備如匯報(bào)材料或會(huì)議流程、時(shí)間表不清晰也會(huì)造成會(huì)議拖沓；
“陪綁”嚴(yán)重：有些為了“相互尊重”或“顯示分量”搞排場或形式主義，與會(huì)人數(shù)眾多，無多大關(guān)系也叫過來，沒有會(huì)議成本的意識(shí)。日本一些企業(yè)會(huì)在會(huì)議室醒目的標(biāo)出會(huì)議成本的公式；
會(huì)議成本 = 與會(huì)人員每小時(shí)平均工資×3×2×開會(huì)人數(shù)×會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）+ 會(huì)務(wù)直接成本
其中：“×3”是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；“×2”是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，離開原來的工作崗位造成的生產(chǎn)、管理、市場反應(yīng)的滯后等產(chǎn)生的損失，損失要以2倍來計(jì)算；而人越多時(shí)間越長，會(huì)議成本也就越高；會(huì)務(wù)直接成本則包括籌備費(fèi)、接待費(fèi)、會(huì)議材料費(fèi)、場地租金、會(huì)場布置費(fèi)、茶水費(fèi)、投影設(shè)備租賃費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)等。會(huì)議成本即使這么高，一定要注意有足夠的產(chǎn)出；
主持人選擇不妥：如果會(huì)議主持人的技能、經(jīng)驗(yàn)、權(quán)威不足以掌握會(huì)議的方向、內(nèi)容和局面時(shí)，或主持人的風(fēng)格與會(huì)議需要的氣氛不匹配時(shí)，會(huì)議都有可能失控，達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)；
議題繁多：會(huì)議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水，一碰到大一點(diǎn)的或難一點(diǎn)就推到“下次專題討論”，可就是從來見不到專題討論，結(jié)果問題是一而再，再而三的重復(fù)發(fā)生，整個(gè)組織在重復(fù)的學(xué)費(fèi)；
重復(fù)會(huì)議：同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會(huì)討論治標(biāo)卻不治本的方案；
地點(diǎn)安排不當(dāng)：有些公司為了節(jié)省成本，會(huì)議都在公司召開。可是一些重大的事項(xiàng)必須要在充分討論、無太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。
會(huì)前、會(huì)下不溝通：會(huì)議從零開始，與會(huì)人員一頭霧水，會(huì)議開始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念或者干脆就是雞同鴨講，沒有共同言語。很多真正高效的會(huì)議都在會(huì)前、會(huì)下已經(jīng)溝通基本達(dá)成共識(shí)了，開會(huì)只是統(tǒng)一意志形成決議；有些公司會(huì)議基本屬于臨時(shí)通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無法參加會(huì)議，這樣的會(huì)議效果自然要大打折扣；
會(huì)議紀(jì)律亂：不到、遲到、早退、中場打電話等現(xiàn)象嚴(yán)重，沒有制定會(huì)議制度，尤其是獎(jiǎng)懲制度；
會(huì)而不議：成為了領(lǐng)導(dǎo)“一言堂”，失去了會(huì)議的意義；
議而不決，決而不議：會(huì)議只是討論不形成決議，會(huì)前準(zhǔn)備不充分，全是到位再憑嘴巴、憑記憶、憑感覺說，不準(zhǔn)備主題相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)，沒有養(yǎng)成以事實(shí)和數(shù)據(jù)決策的習(xí)慣；或者真正決議的事情又不開會(huì)討論而是私下決定了，這樣的決策很快，但往往后悔或變更也很快：
決而不行：即使有會(huì)議決議，不落實(shí)到責(zé)任人，不落實(shí)執(zhí)行；
行而不果：即使執(zhí)行，也沒有跟蹤，根本沒有結(jié)果或效果；執(zhí)行得好與不好都一個(gè)樣，沒有獎(jiǎng)懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。
通過觀察一個(gè)公司的會(huì)議制度、具體會(huì)議的準(zhǔn)備、進(jìn)行過程和會(huì)議決議的執(zhí)行結(jié)果可以基本判斷其管理水平。
知道了會(huì)議可能出問題的地方，我們就可以有針對(duì)性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會(huì)議更高效。而要會(huì)議高效，除避免上述常見問題外，須遵守以下十項(xiàng)原則：
原則一、 會(huì)議要規(guī)劃
根據(jù)公司或部門實(shí)際情況，可安排有早會(huì)、周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)、半年會(huì)、年會(huì)等例會(huì)，比如周例會(huì)，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會(huì)議要有其召開的合理時(shí)間和頻率，例會(huì)可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會(huì)的頻率和時(shí)間長度；除了固定的例會(huì)外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會(huì)議，如果平時(shí)例會(huì)開得好，問題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會(huì)議比例則會(huì)大幅下降。
原則二、 準(zhǔn)備要充分
要想會(huì)議高效，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并會(huì)前私下廣泛征求意見，有些不便于在會(huì)上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會(huì)前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識(shí)，這樣才可能在會(huì)議上快速作出決策，提高會(huì)議效率。會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、議程、時(shí)間表等最好都在會(huì)議通知中必須提前一定時(shí)間告知好讓相關(guān)人員準(zhǔn)備，會(huì)議方程在會(huì)議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。
原則三、 主題要集中
一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問題。綜合性會(huì)議，主題也最好不要超過三個(gè)為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長，成本也就越高。
原則四、 人員要相關(guān)
只選對(duì)相關(guān)情況真正了解的人員參加，一問三不知、不了解具體情況或提供“假情報(bào)”、說了不算或說了卻很可能被否決的人參加了也沒有用。所以一是要“少而精”，即只要與會(huì)議議題直接關(guān)聯(lián)的單位參加，協(xié)辦的單位不用派人陪綁；二是要“有效”，具體的議題讓主要負(fù)責(zé)人員直接匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)不要代為匯報(bào)，避免“一問三不知”的現(xiàn)象出現(xiàn)，更不要因?yàn)椴涣私鈱?shí)際情況而想當(dāng)然地盲目決策；三是要有“決策權(quán)”，與會(huì)人員一定要有決策權(quán)，主管領(lǐng)導(dǎo)有事委派人參加，也要賦予相應(yīng)的權(quán)利，否則因做不了主造成議而不決，造成較大的浪費(fèi)！也打擊與會(huì)人員的積極性；四是要“正面”，不要只是提問題、追究責(zé)任或相互推諉，而是要從多角度多提建設(shè)性建議、多鼓勵(lì)、多肯定，既解決當(dāng)前問題治標(biāo)，更要想出將來長治久安的、預(yù)防類似問題重復(fù)發(fā)生的根本之策。
原則五、 流程要合理
會(huì)議的流程關(guān)系到會(huì)議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議，而應(yīng)該是會(huì)議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會(huì)議發(fā)表意見時(shí)貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀點(diǎn)盡量少談，盡量談?dòng)薪ㄔO(shè)性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點(diǎn)而應(yīng)以事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時(shí)要及時(shí)拉回來；四是繁簡得當(dāng)，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促?zèng)Q策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會(huì)有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢互補(bǔ)；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會(huì)議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗(yàn)，想出各種應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會(huì)輕易搖擺；六是該議的時(shí)候要議，該決的的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能會(huì)上形成決議而不要拖到會(huì)議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。
原則六、 時(shí)間要緊湊
要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過一小時(shí)，較長的會(huì)議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。對(duì)較長的會(huì)議要安排中場休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開會(huì)時(shí)間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。
原則七、 決議要及時(shí)
會(huì)議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會(huì)議主題、與會(huì)人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會(huì)議決議。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。會(huì)議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會(huì)及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。為了要及時(shí)貫徹會(huì)議精神，要及時(shí)發(fā)放會(huì)議決議：一可增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門。
原則八、 手段要先進(jìn)
會(huì)前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對(duì)這一塊最好組織專門如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會(huì)議、視頻會(huì)議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公、全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。另外，會(huì)議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。
原則九、 執(zhí)行要檢查
會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，最好能培養(yǎng)主動(dòng)、及時(shí)匯報(bào)的職場習(xí)慣。如果沒有，則需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力強(qiáng)的人持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。
原則十、 結(jié)果要獎(jiǎng)懲
大多數(shù)人不會(huì)做你期望的事，只會(huì)做你檢查和獎(jiǎng)懲的事。如果做與不做一個(gè)樣、做好與做壞一個(gè)樣，就會(huì)出現(xiàn)混日子、多一事不如少一事、多做多錯(cuò)少做少錯(cuò)、不求有功但求無過的局面和氛圍。對(duì)不能及時(shí)、較好完成任務(wù)的予以幫扶、培訓(xùn)、批評(píng)，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對(duì)主動(dòng)、積極、按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)的則予以表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會(huì)受到獎(jiǎng)懲從而改變行為甚至習(xí)慣。
總之，高效的會(huì)議要做到會(huì)而有議，議而有決，決而有議，決而有行，行而有果。
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