一、背景
以個(gè)人09年執(zhí)行MR的制造系統(tǒng)流程項(xiàng)目為例進(jìn)行說(shuō)明。當(dāng)時(shí)的制造系統(tǒng)中有160多份文件，分別對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)板塊做相應(yīng)的規(guī)定，例如倉(cāng)庫(kù)管理、鈑金、板正等方面都有對(duì)應(yīng)的管理文件，因此這個(gè)文件體系就比較復(fù)雜，但是各個(gè)文件之間又沒(méi)有很好地鏈接起來(lái)。
因此，我們當(dāng)時(shí)做的工作就是，基于流程的一體化建設(shè)的整體思路，完成對(duì)制造系統(tǒng)文件的整理和梳理，最終將文件壓縮到90多份文件。當(dāng)然并不是說(shuō)文件數(shù)量的多少是衡量體系是否健康或成熟的標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谑崂淼倪^(guò)程中，既有整合，也有新增。本次分享將從技術(shù)層面來(lái)討論流程體系的一體化建設(shè)問(wèn)題。
二、流程體系一體化建設(shè)思路
首先給大家展示的是對(duì)流程一體化體系建設(shè)的路徑，是一個(gè)比較通用的解決方案。這個(gè)路徑里有幾個(gè)關(guān)鍵的工作。
一，做整個(gè)流程的規(guī)劃。通過(guò)業(yè)務(wù)的視角將整個(gè)業(yè)務(wù)通過(guò)規(guī)劃的方式、以及系統(tǒng)化的方式，形成分級(jí)、分層以及端到端的整個(gè)流程體系。
二、在規(guī)劃流程的同時(shí)，也應(yīng)把公司需要涉及的相關(guān)管理體系中（如ISO 9000）有關(guān)條款識(shí)別出來(lái)，并加以相應(yīng)的解讀。
三、流程規(guī)劃與體系解讀完成之后，則需要將體系的相關(guān)要求與我們的流程進(jìn)行匹配。即圖中的第四步，流程與體系要求匹配建立。這樣就等同于把體系要求與流程清單之間形成了相應(yīng)的對(duì)照關(guān)系，如下圖所示。
在圖中我們可以看到，前面的部分是流程規(guī)劃的結(jié)果，后面的部分則涉及到比如說(shuō)ISO9000或者卓越績(jī)效準(zhǔn)則，或者是內(nèi)控體系等等，二者之間形成了一個(gè)匹配關(guān)系。
如果有一些體系對(duì)應(yīng)的條款在流程清單中找不到相應(yīng)的流程去匹配，這就意味著我們流程規(guī)劃是不夠完整的，需要在流程規(guī)劃端增加相應(yīng)的過(guò)程，覆蓋體系要求。還有一種情況是流程規(guī)劃已識(shí)別，但沒(méi)有對(duì)應(yīng)的條款。這也是正常的，說(shuō)明流程所覆蓋的業(yè)務(wù)范圍要比體系要求要廣。
完成匹配后，我們就清楚每個(gè)流程應(yīng)實(shí)現(xiàn)或滿足哪一些體系的哪些條款，因此在流程的設(shè)計(jì)或優(yōu)化的過(guò)程中，就要綜合考慮這些體系條款應(yīng)該如何實(shí)現(xiàn)。
如下圖例所示，流程中每個(gè)活動(dòng)除了滿足業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的要求之外，也會(huì)有一些相關(guān)的活動(dòng)是來(lái)滿足相應(yīng)體系的要求的。
通過(guò)以上這些活動(dòng)，我們就可以大致清楚流程與體系之間的聯(lián)系了。
流程是一個(gè)綜合考慮的結(jié)果。在一個(gè)流程當(dāng)中，或者是在一個(gè)流程體系當(dāng)中，既要考慮效率的因素，也要考慮風(fēng)險(xiǎn)管控的因素，還要考慮這條流程所帶來(lái)的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量何以滿足要求，等等這些因素。流程就是需要在這些眾多因素之間取得平衡。
舉個(gè)例子，如物料入庫(kù)流程。物料入庫(kù)流程通常在ISO9000里面會(huì)有涉及到對(duì)來(lái)料質(zhì)量管控的要求；內(nèi)控體系也會(huì)對(duì)貨物驗(yàn)收的準(zhǔn)確性以及是否有超過(guò)PO的數(shù)量的內(nèi)控要求。這就需要我們?cè)谠O(shè)計(jì)流程的時(shí)候，把兩個(gè)方面的內(nèi)容都融合進(jìn)去。
但事實(shí)上，有些企業(yè)的文件并不是這樣設(shè)計(jì)的。他可能會(huì)有物料檢驗(yàn)程序，有賬務(wù)控制，或者采購(gòu)循環(huán)內(nèi)控體系，包括入庫(kù)流程等等兩三個(gè)方面的文件對(duì)入庫(kù)做相關(guān)的規(guī)定。這就意味著實(shí)際業(yè)務(wù)的操作端，即倉(cāng)庫(kù)，要看兩三份文件。但是這些文件缺乏總體的運(yùn)營(yíng)思路，需要由執(zhí)行人員自己來(lái)統(tǒng)籌考慮到底需要優(yōu)先滿足哪份文件的要求。
這種情況下，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目的了。平衡或綜合這些管理要素應(yīng)該是管理層需要考慮的，不能讓執(zhí)行層來(lái)做流程的設(shè)計(jì)。
三、研發(fā)流程一體化案例
這些就是流程體系一體化建設(shè)的思路。下面用研發(fā)流程給大家講一個(gè)例子。
研發(fā)體系里面基本上都會(huì)有IPD的管理模式，我們將從IPD的整個(gè)流程框架體系里來(lái)看他是否能夠滿足體系要求。主要涉及到的是質(zhì)量體系，和少數(shù)的內(nèi)控體系。下圖是HW的IPD總覽圖。
這個(gè)圖只是IPD中產(chǎn)品開發(fā)的程序。在這個(gè)產(chǎn)品開發(fā)總流程框架里面，將產(chǎn)品開發(fā)分成了六個(gè)階段，概念階段、計(jì)劃階段、開發(fā)階段、驗(yàn)證階段、可發(fā)布階段、生命周期管理階段。每個(gè)階段的結(jié)束都會(huì)有對(duì)應(yīng)的評(píng)審，而且在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，也會(huì)由相應(yīng)的技術(shù)評(píng)審的內(nèi)容。
此外，產(chǎn)品開發(fā)程序也非常強(qiáng)調(diào)各個(gè)業(yè)務(wù)板塊在不同的階段的同步，形成相應(yīng)的協(xié)同。包括像研發(fā)本身的系統(tǒng)、軟件、硬件、工業(yè)設(shè)計(jì)測(cè)試等，采購(gòu)、制造、市場(chǎng)、客服等相應(yīng)模塊在不同的階段里所需要完成的工作也都在整體框架中會(huì)有說(shuō)明。
下面，我們?cè)倏匆幌翴SO9000的*版本對(duì)于研發(fā)管理的相關(guān)管理?xiàng)l款。以下部分是ISO 9000 （2015版）的8.5章節(jié)，產(chǎn)品和服務(wù)的開發(fā)。我們可以看出，在他的這些要求里，IPD的產(chǎn)品開發(fā)程序基本都能覆蓋到。
比如，第一條要求，組織應(yīng)采用過(guò)程方法策劃和實(shí)施產(chǎn)品和服務(wù)開發(fā)過(guò)程。這個(gè)條款的要求，就是采用過(guò)程的/流程的方法將整體展現(xiàn)出來(lái)。
然后詳細(xì)性要求，例如開發(fā)活動(dòng)的特性、周期、復(fù)雜性，即需要我們考慮的要素。我們?cè)谧隽鞒炭蚣艿臅r(shí)候，同時(shí)也會(huì)對(duì)研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行合理的分類，例如重大項(xiàng)目、一般項(xiàng)目。對(duì)于不同的項(xiàng)目，會(huì)根據(jù)他產(chǎn)品的復(fù)雜度或者項(xiàng)目的復(fù)雜度，以及特點(diǎn)，即是新產(chǎn)品還是衍生產(chǎn)品還是變形產(chǎn)品等，來(lái)確定具有差異化的流程。
中間再穿插一個(gè)案例吧。有一個(gè)電池廠家，曾反饋過(guò)這樣一個(gè)問(wèn)題。他們企業(yè)在給奔馳寶馬做產(chǎn)品設(shè)計(jì)的時(shí)候，質(zhì)量控制非常到位，且沒(méi)有質(zhì)量問(wèn)題。但是給國(guó)內(nèi)的汽車廠商供貨時(shí)，質(zhì)量體系卻怎么都無(wú)法執(zhí)行到位，質(zhì)量問(wèn)題頻發(fā)。這是否是研發(fā)隊(duì)伍對(duì)流程重視度不夠、執(zhí)行力不足這些方面的問(wèn)題？
我們了解到，奔馳寶馬給到開發(fā)團(tuán)隊(duì)的周期大概一年，但是國(guó)內(nèi)汽車廠商給到的開發(fā)周期只有三到四個(gè)月，面對(duì)不同的情景，他們卻采用了同一個(gè)流程，沒(méi)有做適當(dāng)?shù)姆诸?。他們就是沒(méi)有根據(jù)客戶需求的差異，來(lái)針對(duì)不同的產(chǎn)品或服務(wù)的開發(fā)做差異化的設(shè)計(jì)。
再看下一個(gè)條款，顧客和法律法規(guī)對(duì)特定過(guò)程階段或控制的要求。在很多研發(fā)體系流程里，在策劃階段，都會(huì)有一個(gè)過(guò)程叫做法律法規(guī)解讀。法律法規(guī)解讀形成的要求，要作為產(chǎn)品需求的一部分，形成到產(chǎn)品開發(fā)需求包當(dāng)中。
在實(shí)際工作中，存在一種情況就是，我們按照常規(guī)的流程思路，或者說(shuō)一些成熟的管理模式去構(gòu)建起來(lái)的流程框架，無(wú)法覆蓋體系的要求。比如說(shuō)，做民品的企業(yè)轉(zhuǎn)去做與汽車行業(yè)有關(guān)的產(chǎn)品，就需要將他的體系轉(zhuǎn)化為TL99，但是在他原有的流程體系框架里，就不能覆蓋了。這個(gè)時(shí)候我們就需要把這些過(guò)程添加進(jìn)去。
前面這些，是單純從質(zhì)量體系的角度談與流程體系的關(guān)系。除了質(zhì)量，還有一些內(nèi)控、環(huán)境、卓越績(jī)效準(zhǔn)則、或者是現(xiàn)在正在推行的兩化融合管理體系等等這些內(nèi)容。他們之間的融合思路大致是一體的，不同的體系不同的要求會(huì)使得我們的IPD流程體系更加豐富和復(fù)雜。
下圖是與研發(fā)有關(guān)的風(fēng)控內(nèi)容。即常規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)管理的風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)，包括新產(chǎn)品所具備的功能不符合產(chǎn)品設(shè)計(jì)目標(biāo)，或者新產(chǎn)品不具備試商用的基本條件等。除此之外還會(huì)有很多的風(fēng)險(xiǎn)，比如立項(xiàng)開發(fā)的產(chǎn)品沒(méi)有達(dá)到期望業(yè)績(jī)，產(chǎn)品開發(fā)沒(méi)有達(dá)成商業(yè)目的等等，都是很大的風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理同樣也會(huì)落到具體的流程當(dāng)中。比如說(shuō)立項(xiàng)的問(wèn)題，一般企業(yè)都會(huì)有產(chǎn)品立項(xiàng)流程，如何讓立項(xiàng)流程變得更有效，背后是有很多相關(guān)活動(dòng)的。例如技術(shù)可行性分析，商業(yè)可行性分析，市場(chǎng)調(diào)研、財(cái)務(wù)評(píng)估等相關(guān)活動(dòng)來(lái)確保立項(xiàng)評(píng)估的有效性。
如圖所示，當(dāng)新產(chǎn)品所具備的功能不符合當(dāng)初產(chǎn)品設(shè)計(jì)目標(biāo)，就涉及到需求管控的問(wèn)題。我們?cè)诹鞒淘O(shè)計(jì)里同樣也會(huì)有產(chǎn)品需求跟蹤、產(chǎn)品需求變更、產(chǎn)品需求確認(rèn)等相關(guān)的流程。對(duì)需求進(jìn)行回溯，避免出現(xiàn)偏差。
回顧一下整體框架圖。我們要做的體系一體化的工作，需要基于公司的業(yè)務(wù)，或者說(shuō)業(yè)務(wù)流程來(lái)作為基礎(chǔ)，將所有的體系融合進(jìn)去。在不同的流程層級(jí)，將體系的要求加以落實(shí)和實(shí)現(xiàn)。
當(dāng)然，體系之間的沖突是難免的，如質(zhì)量體系和內(nèi)控體系的要求之間也會(huì)有沖突，這就需要去做相應(yīng)的怕平衡和綜合考慮了。
四、文件體系一體化建設(shè)
在業(yè)務(wù)整體實(shí)現(xiàn)框架思路里，第五步就是涉及到了文件結(jié)構(gòu)的規(guī)劃，以及在流程設(shè)計(jì)完成之后，如何通過(guò)相應(yīng)的文件編寫整合來(lái)完成體系的落地。
既然是一體化的工作，文件也是需要一體化的。這就需要我們對(duì)文件的結(jié)構(gòu)進(jìn)行劃分，如一級(jí)文件、二級(jí)文件或三級(jí)文件。這里的文件層級(jí)是類似于ISO9000里手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指南、表達(dá)模板這種層級(jí)。文件層級(jí)的劃分如何既滿足流程文件的要求，又滿足體系文件的要求呢？
文件劃分沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同的企業(yè)有不同的劃分方式。從底層來(lái)講，就是相對(duì)于體系文件里的作業(yè)指南。作業(yè)指南其實(shí)是和流程當(dāng)中的流程文件是相匹配的，以及底層的文件表單模板都是相通的。
但是在質(zhì)量體系的程序文件中，很少有對(duì)應(yīng)的文件層級(jí)來(lái)與之匹配。我們也有過(guò)實(shí)踐是將流程組或者主流程的說(shuō)明文件與程序文件做匹配。
此外，在體系文件中，還有手冊(cè)。但是對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)講是不會(huì)涉及到的，類似于流程的總體原則性的要求，或者是華為的基本法這些相關(guān)的總體管理框架，是比較少的。一般我會(huì)讓公司的一些管理規(guī)定與手冊(cè)文件放在同一等級(jí)。
那么在一體化的文件下，如何實(shí)現(xiàn)不同體系的要求呢？這就需要我們有一個(gè)總體的流程文件清單，然后針對(duì)不同的流程，去跟體系的建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。就是從體系的角度，關(guān)聯(lián)出一本與體系有關(guān)的所有流程文件。
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