原創(chuàng) 邢玉平
AEO認(rèn)證對于進(jìn)出口活動流程要求與實際意義？
“進(jìn)出口活動管理”在AEO認(rèn)證中作為一項綜合條款來設(shè)定，而對應(yīng)的準(zhǔn)入控制、單證控制、單證保管則作為其配套而構(gòu)成完整的進(jìn)出口業(yè)務(wù)控制體系。較多的企業(yè)對于本條款的要求理解并不透徹，對于如何構(gòu)建具體的進(jìn)出口業(yè)務(wù)管控體系也不清晰。
我們常見的情形有兩種，一類企業(yè)本身重視進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程內(nèi)控制度的構(gòu)建，并在實際工作中踐行，相關(guān)體系的構(gòu)建貼近公司內(nèi)部業(yè)務(wù)實際需求，從而制作與之配套的作業(yè)指導(dǎo)書，更“接地氣”；同時又更好的融入在AEO的框架需求下，形成良好的內(nèi)控機(jī)制。而另一類企業(yè)，因為AEO認(rèn)證條款需求去整理進(jìn)出口活動流程，而本身進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理并不完善，僅為流程需求而制作流程。此時，無論是內(nèi)部粗略的寫一些制度文件，或是通過網(wǎng)上下載一些簡單的范本流程改編，再或是第三方輔導(dǎo)構(gòu)建的框架流程，都只停留在表面上，實際的管理與制度并不能形成相互驗證和相互的促進(jìn)完善。
因此，一項制度能夠有效促進(jìn)企業(yè)的管理，一方面在于制度制訂本身，另一方面更在于實際實施和管理人員。
一、AEO認(rèn)證中對于“進(jìn)出口活動”的認(rèn)證要求
AEO認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的第五條“進(jìn)出口活動”，其認(rèn)證要求為“建立并執(zhí)行進(jìn)出口活動的流程管理制度”，而從認(rèn)證條款的理解以及認(rèn)證的初衷和特定要求來看，企業(yè)對于公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)相關(guān)的管控建立制度體系，能夠做到對進(jìn)出口業(yè)務(wù)涉及到單證流控制（單證的制作、證件的申辦、單證的傳遞）、信息流（進(jìn)出口到貨信息傳遞、貨物相關(guān)時間節(jié)點的控制、涉及到通關(guān)查驗及異常信息的反饋等）、以及貨物流（貨物的查驗、理貨、檢驗實施、提送貨管理、到貨檢查管理等）的控制，即能滿足本條款對于體系文件的構(gòu)建要求。
海關(guān)認(rèn)證時，對于企業(yè)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)進(jìn)行穿行測試，驗證各個監(jiān)管方式的實際申報和管理狀況；以及企業(yè)自我檢查或?qū)徲嫞_認(rèn)各流程的有效執(zhí)行，前提都需要“進(jìn)出口活動體系能夠有效運行”。而發(fā)揮管控體系的成效，又需要企業(yè)須根據(jù)不同企業(yè)實際狀況而構(gòu)建與之配套契合的細(xì)化管控機(jī)制，使得相關(guān)制度能夠落地執(zhí)行。
二、如何構(gòu)建“進(jìn)出口活動流程體系”？
如何構(gòu)建進(jìn)出口活動流程體系？是企業(yè)面臨的現(xiàn)實問題。
首先，從我們的實際管控角度出發(fā)，我們要明確構(gòu)建體系文件的基本原則：
（1）結(jié)合公司的實際業(yè)務(wù)情況來制訂，而不是一套范本、一套標(biāo)準(zhǔn)。
（2）盡可能覆蓋各個業(yè)務(wù)類型和監(jiān)管方式，形成完整體系。
（3）制度文件與作業(yè)指導(dǎo)書（SOP）相結(jié)合，也即有粗有細(xì)、相得益彰。
其次，構(gòu)建流程體系：
（1）對于綜合的宏觀管控制度，比如：進(jìn)出口業(yè)務(wù)合規(guī)管控要領(lǐng)、進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理制度、加工貿(mào)易保稅管理制度，諸如此類綜合性制度，往往涵蓋的知識點更廣更全面，應(yīng)該由部門的負(fù)責(zé)人或主管來負(fù)責(zé)主導(dǎo)制訂，占在宏觀控制的角度，更多是注重合規(guī)管理層面的要點控制和指導(dǎo)意義。
（2）對于細(xì)節(jié)的微觀操作流程或指導(dǎo)書，比如：進(jìn)出口各監(jiān)管方式的操作指導(dǎo)書、保稅手冊的申辦與核銷/內(nèi)銷等分別的指導(dǎo)書，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)在具有操作可執(zhí)行性、指導(dǎo)性層面。對于該類操作細(xì)節(jié)，應(yīng)該由具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員或主管參與制作，再由部門經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)和完善。
舉例：對于進(jìn)出口環(huán)節(jié)的流程體系構(gòu)建的參照思路
體系的構(gòu)建是一項工程，是不斷完善、日積月累堆積而成。對于整體進(jìn)出口業(yè)務(wù)能夠形成制度+作業(yè)指導(dǎo)兩個層面的完善體系，對于企業(yè)的實際管控就形成了基本的程序保障。
三、如何提升“進(jìn)出口流程體系”對業(yè)務(wù)控制的實際效果？
對于形成的流程體系，如何才能發(fā)揮更大的實效，簡單來說如下幾點值得注意：
其一、制度的可操作性、實用性。制訂一項制度或指導(dǎo)書，需要具備實際意義，相關(guān)人員才會去關(guān)注去遵守。而這其中，可操作性又體現(xiàn)在“管控要點的明確”及“作業(yè)細(xì)節(jié)的清晰”。因此，對于制訂宏觀的制度或綜合程序時，應(yīng)強(qiáng)調(diào)各管控要點（節(jié)點），方便給涉及到的相關(guān)部門人員提示用；對于制作細(xì)節(jié)操作指導(dǎo)書時，應(yīng)強(qiáng)調(diào)具體每個步驟的作業(yè)方式、要求、表單，方便給進(jìn)出口操作人員能參照執(zhí)行。
其二、文件編制的參與人員。應(yīng)該鼓勵進(jìn)出口實際操作人員參與編寫各細(xì)節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書，編寫參與的過程也是每個參與者梳理自己知識體系、細(xì)化作業(yè)要點的過程。
其三、實施培訓(xùn)。對于體系文件制訂后，部門內(nèi)以及跨部門的培訓(xùn)必不可少，培訓(xùn)讓相關(guān)人員了解制度文件規(guī)定，也通過培訓(xùn)來探討和持續(xù)完善制度文件。
其四、程序文件的檢驗、更新。體系文件伴隨著實際作業(yè)過程的變化和海關(guān)政策的變化，定期檢驗程序文件，加以持續(xù)完善和更新也是非常必要的。每年可以通過進(jìn)出口審計或者內(nèi)部對文件開展的專項檢查評審來實現(xiàn)。
總之，如果編寫的制度或程序文件僅僅是為了認(rèn)證時的一時展示而用，而其他時間就束之高閣，那么這項體系文件的構(gòu)建就是失敗的。反之，如果因為AEO而完善的體系文件成為公司的一項寶貴智力資產(chǎn)，能夠成為關(guān)務(wù)部門對外培訓(xùn)、對內(nèi)培訓(xùn)以及新人入職時的重要參考文件，那么這些體系文件便是具有生命力的。
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