采購管理存在的問題
采購管理存在的問題對于一個企業(yè)來說是最直接的問題、最明顯地反映到成本、質(zhì)量上，同時也是“潛規(guī)則”最密集的領域之一。
成立于2008年的YJ光電，是一家主要為智能手機生產(chǎn)觸摸屏的服務商，2013年銷售額為15億元人民幣。按行業(yè)采購成本占銷售額的65%計算，YJ光電年采購金額達9.75億元，若年工作日250天，日采購額則達390余萬元。
數(shù)額如此龐大的采購額如何保證其采購廉潔性?這成為YJ光電面臨的一個難題。在企業(yè)采購過程中，灰色采購如一個 “黑洞”，源源不斷地吞噬著企業(yè)的利益，影響著采購的成本和質(zhì)量。然而，要對采購人員的廉潔度進行管理，企業(yè)是靠人治還是法治?這非白即黑的選擇解決不了實質(zhì)問題。YJ光電通過流程設計、制度約束、電子技術(shù)應用、選人用人、道德培訓等方式打造了一個陽光透明的采購組織，杜絕了采購的“黑洞”。
獎懲并用的用人機制
采購是一項要求很高的工作，一般來說，采購人員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業(yè)知識水平。而為了杜絕采購“黑洞”，采購人員除了要有上述能力，面對種種誘惑，更要有把持能力。
為了挑選和培養(yǎng)合格的采購人員，YJ光電在招聘、選擇、管理采購崗位人員時有一套完善的機制。首先，招聘時運用先進科學的性格測評技術(shù)，保證應聘人員的價值觀與崗位需求具有一定的匹配性;其次，新入職人員需要和YJ光電簽訂《廉潔協(xié)議承諾書》，以提高采購員的自律意識;再次，每月，法務部會對采購人員進行法律講座，讓其明白犯錯的成本，進而對他們形成威懾;最后，YJ光電每半年對部門人員進行輪崗，每位采購員負責跟蹤的供應商也會進行調(diào)換。這種輪崗和調(diào)換方式不僅提高了員工的可替代程度，更規(guī)避了供應商從采購員身上挖掘空間的機會。
企業(yè)采購人員每天要面對各種供貨商，有些供貨商總會想方設法以金錢或其它方式來誘惑采購人員，以達到其銷售目的。在這種情況下，采購人員若無法把持，就很有可能在不自覺中掉入供貨商的陷阱而不能自拔，進而任由供貨商擺布。在頻繁的采購舞弊案中，90%以上的采購員是由于供應商的利益誘導而釀成終生的大錯。
YJ光電在與供應商的合同中，關(guān)于此問題有嚴格的規(guī)定并附有苛刻的懲罰性條款，如合同中有這樣的規(guī)定：若有反映供應商有徇私舞弊行為，供應商有協(xié)助調(diào)查的義務;若有證據(jù)表明供應商與公司員工有徇私舞弊行為事實，將移交當?shù)胤ㄔ禾幚恚烫幰圆坏陀谛匈V金額50倍的罰款。
采購管理存在的問題對于企業(yè)來說，只用懲罰措施來杜絕采購“黑洞”是不夠的，還需要一定的獎勵措施。面臨同一企業(yè)內(nèi)銷售人員拿高提成的現(xiàn)狀，采購人員相對固定的工資水平就顯得不太適宜。YJ光電通過對采購部建立KPI考核和項目激勵制度，有效緩解了這一矛盾。一方面按KPI的達標水平與績效工資捆綁;另一方面，對由采購部發(fā)起的優(yōu)化項目所創(chuàng)造的效益實行高比例利益分配，從而保證了采購人員的高度積極性。比如：采購部與供應商共同開發(fā)一個改善包裝或運輸方式的項目，新項目實施后，對成本環(huán)比降低幅度按40%比例分配給項目小組作為獎勵。
分階段“陽光”采購
傳統(tǒng)采購流程往往采用“一條龍”模式：采購員對市場調(diào)查、供應商選擇、合同簽訂、 訂貨履約、結(jié)算付款申請、供應商對賬等環(huán)節(jié)包攬到底。這種模式的弊病在于不但讓采購人員把大量的時間花費在內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)上面，因而往往無暇顧及采購工作本身，同時又給供應商腐蝕采購人員留下巨大空間。
為了規(guī)避 “一條龍”模式的弊病，YJ光電將采購流程進行了精細分工，分為供應商開發(fā)認證、供應商評估、采購訂單跟催三個階段。供應商認證即對供應商初期的開發(fā)和資質(zhì)進行證實;供應商評估即專業(yè)團隊對供應商能力進行系統(tǒng)評估，包括品質(zhì)、生產(chǎn)、交付、服務、環(huán)保等;訂單跟催負責日常訂單的下單、跟單、異常問題的處理。
采購流程的精細分工既能提高工作效率，又能節(jié)省工作成本，還要防范職務腐敗，可謂一舉多得。
但這種分階段模式適用于YJ光電這種有一定規(guī)模的企業(yè)，如果企業(yè)規(guī)模不夠大，則分工后的崗位工作量不夠飽和，就需考慮到人工成本，但即使是小企業(yè)至少也應該將采購流程分為“采”和“購”兩個階段，否則就是為采購員創(chuàng)
采購管理存在的問題造了“尋租”的溫床。
為了規(guī)避流程中發(fā)生的徇私舞弊行為，YJ光電建立了嚴謹有效的監(jiān)督機制。YJ光電設置了一個紀律監(jiān)察部門，這個部門在組織架構(gòu)上直屬于董事會，這就保證了其獨立性及監(jiān)督權(quán)力的發(fā)揮;其次，YJ光電在硬件上有投入成本，為監(jiān)察部門對采購活動信息流的監(jiān)督提供了保證，使得YJ光電采購活動處于高度透明狀態(tài);最后，監(jiān)察部門不僅從事一些案頭工作，而且還不斷實地走訪關(guān)鍵的供應商，通過這種方式，不但了解了雙方的合作情況，還建立了與供應商溝通的多渠道。以上三點保證了監(jiān)察部門的有效運作
此外，為了使采購流程更透明，YJ光電還應用了電子信息技術(shù)。打開YJ光電的企業(yè)官網(wǎng)，SCM平臺欄目下特別設置了供應商招投標系統(tǒng)。電子招投標的使用，不但使YJ光電降低了采購成本，更提高了采購過程的公平、公正與公開程度。供應商招投標系統(tǒng)的左側(cè)還設置了陽光采購監(jiān)督熱線及與供應商溝通互動的多種渠道，以避免在招投標環(huán)節(jié)中出現(xiàn)因把關(guān)不嚴而存在貓膩的現(xiàn)象。
面對采購的“黑洞”，很多企業(yè)認為這是話題中的“雷區(qū)”，也許正是這種模棱兩可的態(tài)度讓采購員鋌而走險，讓供應商有空子可鉆。YJ光電通過對問題的正視，建立完善的預防和監(jiān)控體制，塑造供應商、公司自身、采購人員的多方信任業(yè)務環(huán)境，在有效避免灰色采購現(xiàn)象的同時，降低了采購成本，提高了采購效率。
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